Підсумки діяльност реєстраційної служби Головного управління юстиції у Хмельницькій області за 2014 рік
Підсумки діяльності реєстраційної служби Головного управління юстиції у Хмельницькій області за 2014 рік.
Відповідно до повноважень, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 23.06.2011 року №1707/5 “Про затвердження Положень про територіальні органи Міністерства юстиції України” із змінами і доповненнями, основними завданнями реєстраційних служб територіальних управлінь юстиції Хмельницької області є забезпечення реалізації державної політики у сферах державної реєстрації актів цивільного стану, державної реєстрації речових прав на нерухоме майно, державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, реєстрації (легалізації) об»єднань громадян, інших громадських формувань, статутів. Головне управління юстиції у Хмельницькій області, відповідно до повноважень, здійснює контроль за дотриманням законодавства у вище згаданих сферах діяльності реєстраційних служб та контроль за організацією роботи структурних підрозділів районних, міськрайонних, міських управлінь юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру.
Так, на теренах Хмельницької області повноваження Державної реєстраційної служби України забезпечують реєстраційна служба Головного управління юстиції та 21 реєстраційна служба територіальних управлінь юстиції області. 92 державних реєстратора в області здійснюють державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень.
Реєстраційні служби територіальних управлінь юстиції Хмельницької області протягом 2014 року здійснювали прийом громадян відповідно до наказу Головного управління юстиції у Хмельницькій області від 09.01.2014 № 11/09, яким було затверджено гнучкий графік роботи у відділах/секторах державної реєстрації речових прав на нерухоме майно реєстраційних служб області. Прийом та видача документів здійснювався щодня, згідно із вказаним вище графіком роботи, окрім вихідних днів. Організація роботи довідкової служби здійснювалась на належному рівні. Зокрема, одним із найбільш розповсюджених видів ознайомлення власників нерухомості з необхідними для них матеріалами є інформаційні стенди. Вони виконують важливу роль у підвищенні реєстраційної обізнаності громадян. Завдяки ним громадяни можуть з'ясувати всю основну інформацію щодо графіків роботи реєстраційних служб області, працівників, контакті телефони, інформацію щодо переліку документів необхідних для проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно по кожному випадку окремо, реквізити по оплаті витрат на здійснення державної реєстрації, зразки заповнення заяв та вимоги до їх заповнення тощо.
Окрім того, в Головному управлінні юстиції у Хмельницькій області запроваджено функціонування офіційного веб – сайту за адресою: www.justice.km.ua., що дає змогу власникам нерухомості повно та своєчасно знайомитися з подіями, які відбуваються у сфері державної реєстрації прав, знайомитись із зразками документів, інформаційних матеріалів та роз'яснень про порядок державної реєстрації прав на нерухомість. Також на сайті є можливість здійснити попередній Інтернет запис на прийом документів для державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень і відстежувати хід розгляду поданої заявником заяви.
На виконання розпорядження Кабінету Міністрів України від 16.05.2014 року за №523-р “Деякі питання надання адміністративних послуг органів виконавчої влади через центри надання адміністративних послуг ”, яким затверджено перелік адміністративних послуг, які надаватимуться органами виконавчої влади у Хмельницькій областіу 2014 році Головним управлінням юстиції у Хмельницькій області вжито дієвих заходів щодо забезпечення виконання даного розпорядження. Так, для державних реєстраторів, які здіснюють державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень у семи центрах надання адміністративних послуг, а саме:у ЦНАПах Віньковецької, Волочиської, Деражнянської, Славутської, Старокостянтинівської, Теофіпольської районних державних адміністраціях та виконавчого комітету Нетішинської міської ради облаштовані відповідно робочі місця, що сприяє якісному обслуговуванню громадян у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно. Проте, на сьогоднішній день, потребує вирішення питання розміщення та належного облаштування відповідних робочих місць для працівників реєстраційних служб у приміщеннях ЦНАПів Городоцького, Дунаєвецького, Летичівського та Новоушицького районів.
На виконання Закону України “Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень” реєстраційними службами Хмельницької області, протягом 2014 року, станом на 01 січня 2015 року,зареєстровано 165336 заяв та запитів, а це на 68 % більше ніж зареєстрованих у 2013 році (у 2013 році -112782). Із них розглянуто — 143581 (у 2013 році-111943), що складає понад 99,7% від загальної кількості поданих заяв та запитів.
Найбільше заяв та запитів у 2014 році зареєстровано реєстраційною службою Хмельницького міськрайонного управління юстиції — 51352, найменше — реєстраційними службами Теофіпольського районного — 4354 та реєстраційною службою Нетішинського міського управлінь юстиції області - 4625.
Реєстраційною службою Старосинявського районного управління юстиції відсоток розглянутих заяв становить 100%, у більшості інших реєстраційних службах області відсоток розглянутих заяв та запитів від загальної кількості зареєстрованих складає понад 99 %, окрім реєстраційної служби Кам'янець — Подільського міськрайонного управління юстиції де розглянуто 98 % заяв та запитів від загальної кількості зареєстрованих.Середнє навантаження на 1 державного реєстратора прав на нерухоме майно у 2014 року складало 7 заяв на 1 день (у 2013 році-5 заяв).
В порядку відомчого контролю за організацією роботи реєстраційних служб територіальних управлінь юстиції області у сфері державної реєстрації прав на нерухоме майно, реєстраційною службою Головного управління юстиції протягом 2014 року було здійснено 12 перевірок, в рамках комплексних, проведених головним управлінням юстиції. За результатами перевірок були виявлені такі основні недоліки: відомості, отримані державними реєстраторами під час проведення державної реєстрації прав за результатом пошуку у Реєстрах та Реєстрі прав власності на нерухоме майно не засвідчені в установленому порядку печаткою; більшість реєстраційних справ, щодо державної реєстрації права на земельні ділянки містять оригінали документів (витяги з Державного земельного кадастру); неналежне формування реєстраційних справ. Дані недоліки були виявлені в реєстраційних службах Городоцького районного, Кам”янець-Подільського, Славутського, Шепетівського міськрайонних управліннях юстиції.
Реєстраційною службою Головного управління юстиції, на виконання доручення Державної реєстраційної служби України від 15.10.2013 року за №6200/05-15-13 проводяться перевірки прийнятих державними реєстраторами реєстраційних служб області рішень за результатами розгляду заяв та запитів, а саме: на предмет дотримання встановлених законодавством строків при проведенні державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень (окремо по заявах, для розгляду яких встановлено 5 та 14 робочих днів та по заявах, для розгляду яких встановлено один робочий день). В ході проведеної роботи реєстраційною службою головного управління юстиції протягом звітного періоду порушень встановлених строків державної реєстрації прав на нерухоме майно реєстраційними службами територіальних управлінь юстиції області не виявлено.
Реєстраційною службою головного управління юстиції постійно проводяться семінари-наради для начальників реєстраційних служб області, на яких наголошується на неухильному виконанні та дотриманні наказу №607/5 від 02.04.2013 року “Про заходи щодо взаємодії органів державної реєстрації прав та їх посадових осіб”. Разом з тим, у 2014 році, за дорученням Державної реєстраційної служби України реєстраційною службою головного управління юстиції проведено 4 перевірки викладених у дорученнях фактів та підготовлено матеріали до притягнення 3 працівників реєстраційних служб Кам”янець-Подільсьского міськрайонного (2) та Новоушицького районного (1) управлінь юстиції до дисциплінарної відповідальності шляхом оголошення їм догани за порушення вище заданого наказу. У 2013 році за порушення цього ж наказу до дисциплінарної відповідальності було притягнуто 7 державних реєстраторів.
У травні 2014 року в рамках активізації роботи з питань здійснення державної реєстрації прав оренди земель сільськогосподарського призначення на Хмельниччині започатковано здійснення державної реєстрації речових прав на земельні ділянки даної категорії за екстериторіальним принципом. Так, на виконання наказу Міністерства юстиції України від 28.05.2014 № 845/5 «Про заходи щодо державної реєстрації прав на землі сільськогосподарського призначення» державними реєстраторами 9 реєстраційних служб Білогірського, Дунаєвецького, Ізславського, Летичівського, Старокостянтинівського, Старосинявського, Чемеровецького, Ярмолинецького районних та Шепетівського міськрайонних управлінь юстиції надано право здійснювати таку реєстрацію щодо земельних ділянок, розташованих в межах інших районних центрів Хмельницької області. Зокрема, з травня 2014 року тастаном на 01.01.2015 року відповідними територіальними підрозділами, за принципом екстериторіальності, було розглянуто 5329заяв, по яким прийнято рішення щодо державної реєстрації іншого речового права, а саме: права оренди на землі с/г призначення.
Протягом 2014 року на розгляд до відділу державної реєстрації речових прав на нерухоме майно реєстраційної служби головного управління юстиції надійшло 66 звернень, з них: 55 заяв, 11 скарг на дії працівників реєстраційних служб територіальних управлінь юстиції області, які за наслідками перевірок фактів викладених у зверненнях визнані необґрунтованими. За аналогічний період 2013 року на розгляд до реєстраційної служби надійшло 39 звернень, з них 28 заяв та 11 скарг, із яких 5 — визнано обґрунтованими.
Важливим кроком в організації комунікацій громадськості з реєстраційною службою головного управління юстиції стало створення у 2013 році офіційної сторінки в соціальній мережі “Фейсбук”, завдяки чому користувачі мережі Інтернет отримали можливість не лише отримувати інформацію щодо порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно, а й залишати свої відгуки, зауваження та пропозиції. За результатами адміністрування офіційної сторінки у 2014 року такі звернення до реєстраційної служби головного управління юстиції не надходили ( у 2013 році-2).
Прогресивним засобом інформування населення та вирішення проблемних питань у сфері державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень є запровадженні у 2014 році виїзні прийоми громадян. Так, відповідно до графіку виїзного прийому громадян, який було затверджено 08.01.2014 року начальником реєстраційної служби головного управління юстиції Мустафіною О.В. начальник реєстраційної служби та начальник відділу державної реєстрації речових прав на нерухоме майно реєстраційної служби головного управління юстиції два рази на місяць здійснювали виїзні прийоми громадян, які проводились з метою надання консультацій населенню у районних центрах області з питань проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно, а також як допомога працівникам реєстраційних служб територіальних управлінь юстиції у вирішенні проблемних питань громадян району у сфері державної реєстрації прав власності на нерухоме майно. У 2014 році було проведено 12 виїзних прийомів громадян,
Значну користь у справі розповсюдження реєстраційних знань також приносить участь представників реєстраційної служби головного управління юстиції в загальнопросвітницьких заходах. Виступи в засобах масової інформації, на семінарах, конференціях, дозволяють донести до широкого кола громадян думки фахівців у сфері державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень. Тому, у 2014 році представники реєстраційних служб головного та територіальних управлінь юстиції області було прийнято участь у понад 900 заходах, організованими спільно з органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємцями, представниками громадськості з питань державної реєстрації прав на нерухоме майно.
Прогресивним засобом інформування населення у сфері державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень можна назвати телефонну «гарячу лінію» реєстраційної служби головного управління юстиції. Існування цього ресурсу дозволяє громадянам отримувати інформацію, яка їх цікавить практично в режимі он-лайн. Оскільки у безпосередньому спілкуванні із спеціалістами розглядаються й обговорюються конкретні випадки реєстрації прав на нерухоме майно. Тому, «гаряча лінія» на сьогоднішній день є сучасним інструментом підготовки власника нерухомості для звернення до орану державної реєстрації прав в майбутньому.
По напрямку легалізації об'єднань громадян у 2014 році зберігалася тенденція щодо збільшення активності інститутів громадянського суспільства. Так, протягом 2014 року реєстраційними службами територіальних органів юстиції області зареєстровано та прийнято повідомлення про утворення 157 громадських об'єднань, що на 57 громадських об'єднань більше, ніж у 2013 році. Крім того, у минулому році на території області було зареєстровано 23 структурних утворення політичних партій, легалізовано 42 первинних осередки політичних партій, легалізовано 14 профспілкових організацій, а також прийнято 379 рішень щодо взяття до відома інформації про зміни у складі керівних органів, скасування записів про реєстрацію громадських формувань тощо. Найбільше навантаження з напрямку легалізації об'єднань громадян припадає на реєстраційні служби Хмельницького, Кам'янець-Подільського, Шепетівського, Славутськогоміськрайонних управлінь юстиції, найменше – Городоцького, Летичівського, Старосинявського, Ярмолинецького районних управлінь юстиції.
На виконання Закону України «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні» реєстраційною службою Головного управління юстиції протягом 2014 року зареєстровано (перереєстровано) 22 друкованих засобів масової інформації. За результатами проведених перевірок друкованих засобів масової інформації на предмет пропуску річного строку випуску з дня одержання свідоцтва про реєстрацію прийнято рішення про визнання свідоцтв про реєстрацію 7 друкованих засобів масової інформації такими, що втратили чинність.
Стосовно дотримання законодавства у сфері легалізації об'єднань громадян слід відмітити наступне.Результати проведених у 2014 році комплексних перевіроксвідчать про необхідність покращення якості проведення правової експертизи установчих документів громадських формувань. Зокрема, з порушеннями вимог Закону України «Про громадські об'єднання» приймались рішення про реєстрацію (прийняття повідомлення про утворення) громадських організацій реєстраційними службами Городоцького, Деражнянського, Дунаєвецького, Новоушицького, Чемеровецького районних та Кам'янець-Подільського, Славутського і Шепетівськогоміськрайонних управлінь юстиції.
Крім того, реєстраційними службами не завжди належним чином проводиться правова експертиза документів, що подаються для взяття до відома інформації про зміни у складі керівних органів, зміни до статуту громадських формувань (реєстраційні служби Дунаєвецького, Полонського, Чемеровецького районних і Шепетівськогоміськрайонного управлінь юстиції).
Потрібно також звернути увагу на необхідність дотримання вимог Порядку ведення Реєстру громадських об'єднань та обміну відомостями між зазначеним Реєстром і Єдиним державним реєстром юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.12. 2012 № 1212, зокрема, в частині дотримання строків внесення та повноти відомостей про громадські об'єднання. Порушення зазначеного Порядку протягом 2014 року допускались реєстраційними службами Віньковецького, Полонського районних та Кам'янець-Подільського і Шепетівськогоміськрайонних управлінь юстиції.
На виконання функції щодо забезпечення реєстрації суб'єктів господарювання державними реєстраторами юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців області протягом 2014 року проведено 54281реєстраційну дію.Крім того, за вказаний період державними реєстраторами опрацьовано 35242запити щодо надання інформації з ЄДР.
Відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 23.03.2012 №448/5«Про затвердження Порядку проведення спеціальної перевірки наявності в осіб, які претендують на зайняття посад, пов'язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, корпоративних прав» реєстраційною службою Головного управління юстиціїу 2014 році було проведено 1743 спеціальних перевірки наявності в осіб, які претендують на зайняття посад, пов'язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, корпоративних прав.
На виконання функції щодо здійснення нагляду за дотриманням законодавства у сфері державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців у минулому році реєстраційною службою Головного управління юстиції було проведено 15 перевірок, з них 4 – позапланових. Результати проведених перевірок державних реєстраторів в цілому вказують на належний стан дотримання законодавства у сфері державної реєстрації: документи, які подаються державним реєстраторам, загалом відповідають вимогам чинного законодавства; терміни проведення реєстраційних дій не порушуються.
Разом з тим, мали місце випадки, коли державними реєстраторами допускаються суттєві порушення порядку проведення державної реєстрації суб'єктів господарювання. Зокрема, окремі порушення реєстраційного законодавства були виявлені в роботі державних реєстраторів реєстраційних служб Городоцького, Деражнянського і Полонського районних та Кам'янець-Подільського і Славутськогоміськрайонних управлінь юстиції.
Протягом 2014 року до реєстраційної служби Головного управління юстиції обґрунтовані скарги на рішення, дії чи бездіяльність державних реєстраторів юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців не надходили. Всього у минулому році надійшло 3 скарги на дії (бездіяльність) державних реєстраторів реєстраційних служб Хмельницького, Кам'янець-Подільського міськрайонних, Теофіпольського районного управлінь юстиції області. За результатами проведених перевірок з приводу фактів, викладених у скаргах, порушеньу діях державних реєстраторів не виявлено.
Також у2014 році було подано 8 судових позовів на рішення (дії, бездіяльність) державних реєстраторів юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, з них 2 позови(на рішення державних реєстраторів Хмельницькогоміськрайонного управління юстиції) судом було задоволено.
Протягом2014 року органами державної реєстрації актів цивільного стану Хмельницької області складено 46 463 актових записів цивільного стану, з них:
про народження – 14 707( з них 76 – мертвонароджених),
про смерть – 20 410(з них 122 – діти у віці до 1-го року),
про шлюб – 9 193,
про розірвання шлюбу – 1 089(з них 207 - по рішенню суду)
про зміну імені – 949,
поновлених записів – 115, (з них 80 – про народження).
Крім проведеної державної реєстрації розірвання шлюбу відділами державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції ще було проставлено 3 584відмітки про розірвання шлюбу в актових записах про шлюб на підставі відповідних рішень судів, які набрали законної сили, і є остаточними документами, що засвідчують факт розірвання шлюбу.
За державну реєстрацію актів цивільного стану та повторну видачу свідоцтв працівниками відділів державної реєстрації актів цивільного стану стягнуто у прибуток держави державного мита на суму 39 716,74грн..
На підтвердження проведеної державної реєстрації актів цивільного стану видано 63 868 свідоцтв (з них повторно — 15 972), при цьому було зіпсовано 2бланки свідоцтв відділами державної реєстрації актів цивільного стануреєстраційної служби Летичівського та Чемеровецького районних управлінь юстиції.
Видано 31 043 витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (з них 4 818 платних на суму – 351 714 грн.).
На виконання вимог статті 144 Сімейного кодексу України посадовими особами органів державної реєстрації актів цивільного стану області складено30 протоколів про адміністративні правопорушеннявідповідно до частини другої ст.212-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Важливим напрямком роботивідділів державної реєстрації актів цивільного стану є формування Державного реєстру актів цивільного стану громадян (надалі – Реєстр) відомостями книг державної реєстрації актів цивільного стану шостої черги у строк, встановлений наказом Міністерства юстиції України від 24.07.2008 №1269/5(зі змінами)«Про затвердження Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян». Загальна кількість актових записів цивільного стану за 1996-2008 роки, яку необхідно внести до Реєстру працівникам відділів державної реєстрації актів цивільного стану протягом 2,5 років (до 01.07.2016), становить 696 582,для цього необхідно щомісячно вносити відомості 29 100 актових записів. Протягом 2014 року працівниками відділів до Реєстру внесено відомості 420 447актових записів за 1996-2008 роки, з них про народження — 178 502, смерть — 101 133, шлюб — 128 974, розірвання шлюбу — 3 783, зміну імені — 7 862 та встановлення батьківства - 193, чим виконано річну норму на 120%.
Протягом звітного періоду у зв'язку із тимчасовою відсутністю доступу до Реєстру (по причині відсутності зв'язку із сервером), у відповідності до наказу Міністерства юстиції України від 12.02.2009 № 257/5, без використання Реєстру було складено 285 актових записів, видано 170 витягів з Реєстру та 1 повторно видане свідоцтво.
Відділом державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Головного управління юстиції засвідчено 1 858 документів, які видані відділами державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційних служб територіальних управлінь юстиції, для подальшого їх використання за кордоном, а також надано кур'єрську послугу по доставці 471 документу про державну реєстрацію актів цивільного стану до Департаменту у справах цивільного стану громадян для подальшого проставлення апостиля.
Значна робота проведена працівниками відділів державної реєстрації актів цивільного стану області щодо виконання вимог виборчого законодавства. Відповідно до вимог Законів України «Про Державний реєстр виборців», “Про вибори Перезинта України” та відповідних постанов Центральної виборчої комісії протягом звітного періоду відділами державної реєстрації актів цивільного стану області органам ведення Державного реєстру виборців були подані відомості про 20 083виборців, смерть яких зареєстрована органами державної реєстрації актів цивільного стану області. Усі відомості були подані (направлені) у встановлені виборчим законодавством строки. Поряд з цим протягом звітного періоду відділами державної реєстрації актів цивільного стану області розглянуто 58запитів органів ведення Державного реєстру виборців стосовно перевірки фактів реєстрації смерті 396осіб непов'язаної з періодичним поданням, передбаченим статтею 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців".
На виконання вимог ст. 14 Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, підписаної державами-членами Співдружності Незалежних Держав у Мінську 22.01.1993 (в редакції Протоколу від 28.03.1997), протягом 2014 року до відділів державної реєстрації актів цивільного стану області від компетентних органів іноземних держав-членів СНД надійшло 334клопотання про надання правової допомоги та 536 звернень громадян щодо витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану. Найбільше клопотань та звернень громадян надійшло з Російської Федерації – 254/239, Республіки Казахстан – 51/51, Республіки Молдова – 13/25, Республіки Білорусь — 23/24. За цей же період до компетентних органів іноземних держав відділом державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Головного управління юстиції у Хмельницькій області надіслано на виконання 146 клопотань про надання правової допомоги відділів державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції та 250 звернень громадян щодо витребування документів про реєстрацію актів цивільного стану, з них найбільше до Російської Федерації – 95/189, до Республіки Казахстан – 26/31, Республіки Республіки Молдова — 9/10.
Одним із завдань відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби головного управління юстиції є збереження других примірників книг державної реєстрації актів цивільного стану, складених на території Хмельницької області, та внесення у встановленому законодавством порядку відповідних змін до актових записів цивільного стану. У зв'язку з цим, протягом звітного періоду до відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління надійшло для виконання 7 930 повідомлень про внесення змін до актових записів цивільного стану, які разом з 150 очікуваними за 2013 рік повністю виконані, за виключенням 159 очікуваних за 2014 рік.
Відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» та Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 30.12.2013 №2804/5 та на виконання п.22.2 рішення колегії головного управління юстиції №1 від 22.01.2014усіма відділами державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційних служб територіальних управлінь юстиції було передано до Державного архіву Хмельницької області 172 книги реєстрації актів цивільного стану за 1937 рік, 75-річний термін зберігання який у відділах державної реєстрації актів цивільного стану закінчився.
На виконання ч.3 ст. 20 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», постанови Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 №1168 «Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися відділами державної реєстрації актів цивільного стану» працівниками відділів державної реєстрації актів цивільного стану надано платних послуг на суму 1 511 340 грн..
Положеннямичастини другої статті 12 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», що набуличинності з 27.07.2013, передбачено складання виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад актових записів цивільного стану в електронному вигляді.Головним управлінням юстиції у Хмельницькій області у тісній співпраці з Хмельницькою обласною та районними державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування вжито ряд заходів для реалізації вище вказаних вимог законодавства. Станом на 1 січня 2015 року з 584 виконавчих комітетів сільських, селищних рад області, 562 були забезпечені комп'ютерною технікою, яка відповідає технічним характеристикам, наведеним у листі Державної реєстраційної служби України від 06.08.2012 №05-14/543; у 520 виконавчих комітетах сільських, селищних рад 608 посадових осіб, на яких покладено обов'язки щодо державної реєстрації актів цивільного стану, були забезпечені електронним цифровим підписом АЦСК MASTERKEY, а у 186 виконавчих комітетах сільських, селищних рад 188 посадових осіб були забезпечені електронним цифровим підписом АЦСК ІДД Міндоходів; 447 виконавчих комітетів сільських, селищних рад підключені до мережі Internet(у де яких - це мобільний Internet, який має малу швидкість або поганий сигнал покриття). Всі умови для складання актових записів в електронному вигляді (підключення до мережі Internet, забезпечення відповідним комп'ютером та електронним цифровим підписом) мають 382 виконавчих комітети, з яких до Державного реєстру актів цивільного стану громадян Хмельницькою філією ДП “Інформаційний центр” Мін'юсту підключено 207,з них189 – до робочої програми.
Протягом звітного періоду на засіданнях колегії головного управління юстиції заслухано 5 питань, що стосуються роботи органів державної реєстрації актів цивільного стану; складено 26 аналізів з питань діяльність органів державної реєстрації актів цивільного стану і дотримання законодавства, а також розроблено методичні рекомендації на тему: «Надання правової допомоги при витребуванні документів про реєстрацію актів цивільного стану від компетентних органів іноземних держав та при виконанні прохань про правовому допомогу, які надходять від цих органів», які затверджено рішенням колегії головного управління юстиції № 27 від 18.06.2014 та “Облік і звітність про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання”.
З метою підвищення кваліфікації працівників органів державної реєстрації актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби головного управління юстиції проведено 1 стажування на посаду начальника відділу державної реєстрації актів цивільного стану, проведено 3 семінари та 2 наради з керівниками відділів, 21семінар з секретарями сільських, селищних рад області на базі Хмельницького Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств. Проведено 4навчання та 9 оперативних нарад безпосередньо з працівниками відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Головного управління юстиції у Хмельницькій області. Прийнято участь у проведені 2-х “круглих столів” з питань виконання Плану заходів щодо реалізації Стратегії захисту та інтеграції в українське суспільство ромської національної меншини на період до 2020 року та на тему: ”Права людини в Україні: сучасний стан та перспективи розвитку”, присвяченого 25-й річниці Конвенції ООН про права дитини.
З метою здійснення контролю за діяльністю органів державної реєстрації актів цивільного стану проведено 335 перевірок: 13 комплексних (під час проведення яких перевірено 6 виконавчих комітетів сільских рад), 322 цільових (з питань дотримання вимог виборчого законодавства).
Відповідно до штатної чисельності, державну реєстрацію актів цивільного стану у відділах державної реєстрації актів цивільного стану області забезпечує 101 оперативний працівник. Станом на 01.01.2015 вакантними були 12 посад.
