Про підсумки діяльності органів державної реєстрації актів цивільного стану Хмельницької області за 2011 рік
Державну реєстрацію актів цивільного стану в області забезпечують 23 відділи державної реєстрації актів цивільного стану з них: 16 районних, 6 міськрайонних, 1 міського управлінь юстиції, та 584 виконавчі комітети сільських та селищних рад.
Протягом 2011 року на засіданнях колегії головного управління юстиції заслухано 10 питань, що стосуються роботи органів державної реєстрації актів цивільного стану; відділом державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби головного управління юстиції розроблені та затверджені рішенням колегії методичні рекомендації на тему «Облік, зберігання та витрачання бланків свідоцтв, що видаються органами державними реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів в Україні», складено 15 аналізів та 5 узагальнень з питань діяльність органів державної реєстрації актів цивільного стану та дотримання чинного законодавства.
З метою підвищення кваліфікації працівників органів державної реєстрації актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби головного управління юстиції протягом 2011 року проведено стажування 4 працівників відділів державної реєстрації актів цивільного стану, проведено 2 наради та 5 семінарів з керівниками, а також 1 семінар зі спеціалістами відділів державної реєстрації актів цивільного стану, розроблено 27 контрольних робіт з питань державної реєстрації актів цивільного стану, які виконували керівники відділів та їх заступники. Проведено 11 навчань та 32 оперативних наради безпосередньо з працівниками відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Головного управління юстиції у Хмельницькій області. Крім того, на базі Хмельницького Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств працівниками відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби головного управління юстиції прийнято участь у проведенні 6 семінарів з посадовими особами виконавчих органів сільських та селищних рад, на яких були присутні 262 посадові особи.
З метою здійснення контролю за діяльністю відділів ДРАЦС протягом року проведено 263 перевірки: 10 комплексних, 253 цільових (з питань дотримання вимог виборчого законодавства).
До дисциплінарної відповідальності було притягнуто 1-го працівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (стягнення знято).
Протягом 2011 року органами державної реєстрації актів цивільного стану Хмельницької області складено 47 388 актових записів цивільного стану, з них:
- про народження – 14 566 ( з них 74 – мертвонароджених),
- про смерть – 20 117 (з них 89 – дітей у віці до 1-го року),
- про шлюб – 10 279,
- про розірвання шлюбу – 1 555 (з них 699 - по рішенню суду)
- про зміну імені – 732,
- поновлених записів – 139, (з них 75 – про народження),
крім того, анульовано 8 актових записи цивільного стану.
Ця статистика свідчить, що в 2011 роців області продовжилася позитивна тенденція до зниження кількості зареєстрованих смертей, тому що в 2010 році було зареєстровано на 725 смертей більше. Водночас, кількість смертей в області все ще перевищує кількість народжень – протягом 2011 року кількість актових записів про смерть перевищила кількість актових записів про народження на 27,6%.
Також на перший погляд спостерігається тенденція до зменшення кількості розірвань шлюбу, так як в протягом 2010 року було зареєстровано на 2 495 розірвань шлюбу більше. Але кількість розірвань шлюбу збільшилась, тому що крім проведеної державної реєстрації розірвання шлюбу відділами державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції ще було проставлено 3 665 відміток про розірвання шлюбу в актових записах про шлюб на підставі відповідних рішень судів, які набрали законної сили, і є остаточними документами, що засвідчують факт розірвання шлюбу.
За державну реєстрацію актів цивільного стану та повторну видачу свідоцтв працівниками відділів державної реєстрації актів цивільного стану стягнуто у прибуток держави державного мита на суму 47 899,04грн., цей показник значно зменшився порівняно з минулим роком за рахунок зменшення кількості державної реєстрації розірвань шлюбу – на 17 823,35 грн..
На підтвердження проведеної державної реєстрації актів цивільного стану видано 65 762 свідоцтва, при цьому з технічних причин (відсутність енергопостачання з подальшим порушенням роботи принтера) було зіпсовано 1 бланк свідоцтва.
Видано 28 380 витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (з них 3 869 платних на суму – 282 437 грн.).
На виконання вимог статті 144 Сімейного кодексу України посадовими особами органів державної реєстрації актів цивільного стану області протягом звітного періоду складено 54 протоколи про адміністративні правопорушення відповідно до частини другої ст.212-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Пріоритетним напрямком роботи відділів державної реєстрації актів цивільного стану залишається унесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян (надалі – Реєстр) відомостей книг державної реєстрації актів цивільного стану, передбачених пунктами 4.1, 4.3 Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24.07.2008 №1269/5 (зі змінами). Робота з цього напрямку знаходиться на постійному контролі у керівництва головного управління юстиції, яке вживає дійові заходи та спостерігає за своєчасним внесенням відомостей архівних актових записів до Реєстру. Питання про стан наповнення Реєстру відомостями, що містяться в книгах державної реєстрації актів цивільного стану заслуховувалися на колегіях Головного управління юстиції у Хмельницькій області 27.04.2011 (рішення №14) та 20.07.2011 (рішення №30), відділом державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби головного управління юстиції щотижня та щоквартально здійснювався кількісний аналіз наповнення Реєстру у розрізі кожного підпорядкованого відділу державної реєстрації актів цивільного стану. Як результат, відділами державної реєстрації актів цивільного стану протягом 2011 року до Реєстру внесено відомості 2 235 книг (реєстрації народжень 2 043 за 1995-1950 р.р., шлюбу – 192 за 1995-1979 р.р.), що відповідає річній нормі – 2 220 книг. В порівнянні із минулим роком, протягом якого було внесено відомості лише 1730 книг державної реєстрації, кількість внесених збільшилась майже на 23%.
Незважаючи на гарні показники звітного періоду з цього напрямку, якщо проаналізувати стан наповнення Реєстру за 3 роки в цілому по області, то слід відмітити, що відділами державної реєстрації актів цивільного стану внесено відомості лише 65% книг, які необхідно було внести. Крім того, в листопаді 2011 року до загальної кількості книг державної реєстрації актів цивільного стану, які підлягають внесенню до Реєстру, було добавлено 1878 книг поновлених актових записів за 1995-1950 роки, отже місячна норма внесення книг знову підлягає перегляду для кожного відділу державної реєстрації актів цивільного стану окремо.
Протягом звітного періоду у зв'язку із тимчасовою відсутністю доступу до Реєстру (по причині відсутності зв'язку із сервером), у відповідності до наказу Міністерства юстиції України від 12.02.2009 № 257/5, без використання Реєстру було складено 24 актових записи на підтвердження проведеної державної реєстрації актів цивільного стану та видано 8 витягів з Реєстру про смерть для отримання допомоги на поховання та 2 витяги з Реєстру про народження для виплати допомоги у зв'язку з народженням дитини. Ці показники значно менші ніж за минулий рік.
Залишається невирішеною проблема відсутності в комплектах комп'ютерної техніки, яка отримана для забезпечення ведення Реєстру, безперебійних блоків живлення (UPS, 600-1200V), які б забезпечили збереження, як інформації набраної в процесі формування документів про державну реєстрації актів цивільного стану, так і самої техніки.
Протягом 2011 року відділом державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби головного управління юстиції засвідчено 1 745 документи, які видані відділами державної реєстрації актівцивільного стану територіальних управлінь юстиції, для подальшого їх використання за кордоном, а також надано кур'єрську послугу по доставці 580 документів про державну реєстрацію актів цивільного стану до Департаменту у справах цивільного стану громадян Державної реєстраційної служби України для подальшого проставлення апостиля.
Значна робота проведена працівниками відділів державної реєстрації актів цивільного стану області щодо виконання вимог виборчого законодавства. Відповідно до вимог Закону України «Про Державний реєстр виборців» та постанов Центральної виборчої комісії протягом 2011 року відділами державної реєстрації актів цивільного стану області органам ведення Державного реєстру виборців були подані відомості про 20 066 виборців, смерть яких зареєстрована органами державної реєстрації актів цивільного стану області. Усі відомості були подані (направлені) у встановлені виборчим законодавством строки. Поряд з цим протягом року відділами державної реєстрації актів цивільного стану області розглянуто 33 запити органів ведення Державного реєстру виборців стосовно перевірки фактів реєстрації смерті 1 780 осіб та зміни імені 9 особами непов'язаної з періодичним поданням, передбаченим статтею 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців".
На виконання вимог ст. 14 Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, підписаної державами-членами Співдружності Незалежних Держав у Мінську 22.01.1993 (в редакції Протоколу від 28.03.1997), протягом 2011 року до відділів державної реєстрації актів цивільного стану області від компетентних органів іноземних держав-членів СНД надійшло 367 клопотань про надання правової допомоги та 577 звернень громадян щодо витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану. Найбільше клопотань та клопотань та звернень громадян надійшло з Російської Федерації – 282/462, Республіки Казахстан – 38/40, Республіки Молдови – 15/44. За цей же період до компетентних органів іноземних держав відділом державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Головного управління юстиції у Хмельницькій області надіслано на виконання 120 клопотань про надання правової допомоги відділів державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції та 241 звернення громадян щодо витребування документів про реєстрацію актів цивільного стану, з них найбільше до Російської Федерації – 82/167, до Республіки Казахстан – 13/33.
Одним із завдань відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби головного управління юстиції є збереження других примірників книг державної реєстрації актів цивільного стану, складених на території Хмельницької області, та внесення у встановленому законодавством порядку відповідних змін до актових записів цивільного стану. У зв'язку з цим протягом звітного періоду до відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління надійшло для виконання 8 298 повідомлень про внесення змін до актових записів цивільного стану.
Позитивним у роботі відділів державної реєстрації актів цивільного стану є те, що нарешті відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» та Умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядком передачі цих книг на зберігання до державних архівів, затверджених наказом Міністерства юстиції України 04.11.2002 №94/5 (далі Умови зберігання), в 2011 році 17 відділами державної реєстрації актів цивільного стану проведена передача до Державного архіву Хмельницької області 2 055 метричних книг та книг реєстрації актів цивільного стану по 1934 рік включно, 75-річний термін зберігання який у відділах державної реєстрації актів цивільного стану закінчився. Передача цих книг до Державного архіву була оформлена відповідними актами приймання-передавання справ на державне зберігання. З метою передачі книг на державне зберігання відділами державної реєстрації актів цивільного стану проведена значна робота по їх реставрації, зокрема: розшивання, проклеювання, обрізування сторінок до відповідного формату та підшивка. Але, у відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції залишилися не переданими ще 668 метричних книг та книг державної реєстрації актів цивільного стану.
На виконання ч.3 ст. 20 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», постанови Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 №1168 «Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися відділами державної реєстрації актів цивільного стану» працівниками відділів державної реєстрації актів цивільного стану надано платних послуг на суму 2 078 857 грн., що на 379 661 грн. більше ніж за минулий рік.
Діяльність працівників органів державної реєстрації актів цивільного стану області була спрямована на неухильне дотримання вимог чинного законодавства, своєчасну і правильну державну реєстрацію актів цивільного стану, надання правової допомоги громадянам щодо реалізації їх прав та обов'язків, підвищення кваліфікації працівників органів державної реєстрації актів цивільного стану, забезпечення чіткого обліку та належного зберігання бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів в Україні, збереження архівного фонду.
