Інформація Міністерства юстиції України щодо документування здійснення нотаріусами функцій державного реєстратора відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію прав на нерухоме майно та їх обтяжень»

З метою належного виконання нотаріусами функцій державного реєстратора відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (далі - Закон) Міністерство юстиції України повідомляє наступне.
Нотаріус під час вчинення нотаріальних дій з нерухомим майном, об'єктом незавершеного будівництва здійснює пошук у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно відомостей про зареєстровані речові права на нерухоме майно, об'єкт незавершеного будівництва, обтяження таких прав та за його результатами формує витяг з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, який залишається у справі державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса (абзац третій статті 46-1 Закону України «Про нотаріат»).
Відповідно до пункту 59 Порядку ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.10,2011 № 1141, облікова справа є формою групування документів, що були видані, оформлені або отримані під час розгляду заяв (запитів), яка відкривається, зокрема, у разі проведення державної реєстрації прав нотаріусом для долучення копій документів, які нотаріус передає органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна.
Абзацом 2 пункту 22 Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.06.2001 № 703 встановлено, шо у разі прийняття нотаріусом рішення про державну реєстрацію заяву про державну реєстрацію, копії поданих заявником для проведення державної реєстрації прав документів, документ, що підтверджує внесення плати за надання витягу з Державного реєстру прав, документ про сплату державного мита, а також інші документи, що видані, оформлені або отримані ним під час проведення державної реєстрації прав, нотаріус у день прийняття такого рішення передає органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна у порядку, встановленому Мін'юстом, для долучення їх до реєстраційної справи.
Відповідно до пункту З Порядку передачі документів у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 20.01.2012 № 111/5 (далі - Порядок)
документи у сфері державної реєстрації прав передаються органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна нарочно з описом вкладення або шляхом надіслання рекомендованого листа з описом вкладення. Документи передаються до органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна у строки, визначені законодавством у сфері державної реєстрації прав.
Копії документів, що передаються нотаріусом до органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна, підписуються ним та засвідчуються печаткою державного реєстратора.
Опис вкладення має містити повний перелік документів, які передаються, із зазначенням кількості аркушів кожного окремого документа, прізвища, імені та по батькові державного реєстратора прав на нерухоме майно (далі - державний реєстратор), який передає зазначені документи, та повної назви відповідного органу державної реєстрації прав, найменування нотаріальної контори або назви нотаріального округу (абзац 2 пункту З Порядку).
Опис вкладення підписується нотаріусом, як спеціальним суб'єктом державної реєстрації прав та скріплюється печаткою (абзац З пункту З Порядку).
Таким чином, ведення реєстраційних справ належить до компетенції органів державної реєстрації прав, а нотаріус, як спеціальний суб'єкт який здійснює функції державного реєстратора лише заводить облікову справу, яку передає органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна, у строки та в порядку визначених законодавством.
У справі нотаріуса за індексом 01-30 «Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень та надання інформації за даними Державного реєстру речових прав на нерухоме майно» (додаток 32 до Правил ведення нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 20 грудня 2012 року № 1909/5) мають зберігатися:
1. Опис вкладення документів, які передаються нотаріусом до органу державної реєстрації прав, підписується ним, як спеціальним суб'єктом державної реєстрації прав та скріплений печаткою державного реєстратора.
2. Квитанція про надання послуг поштового чи кур'єрського зв'язку.
3. Копія витягу з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно.
Абзацом четвертим пункту З Порядку передбачено, що державний реєстратор із документів, які він передає до органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна, виготовляє їх електронні копії шляхом сканування, які розміщує у відповідному розділі Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (крім документів, які були ним видані або оформлені під час проведення реєстраційних дій).
Таким чином, електронні копії, що виготовляє нотаріус шляхом сканування, та розміщує у відповідному розділі Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, не потребують додаткового дублювання у паперовому вигляді для долучення їх до наряду 01-30.
Враховуючи викладене, у нотаріуса залишаються вищезазначені документи, які зберігаються протягом трьох років у справі за індексом 01-30, а облікова справа направляється до відповідного органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна, у строки та в порядку, визначеному законодавством.